RECOMENDACIONES PARA EL USO DEL CORREO ELECTRONICO

1. No abrir correo con asunto desconocido o sospechoso ya que estos pueden contener información inapropiada.

2. No descargar archivo de correo desconocido o sospechoso ya que estos pueden contener programas peligrosos tales como virus.

3. atender rápidamente las quejas de los clientes. Estas pueden llegar atraves de Internet  del teléfono, del correo electrónico o en persona. Atenderlas de un modo rápido y eficaz es un paso fundamental para medir la satisfacción del cliente
4.no utilizar el correo personal como correo de trabajo ya que la información que se maneja ahí no debe mezclarse.

  

RECOMENDACIONES PARA EL BUEN USO DE LAS REDES SOCIALES

1. Obtén el consentimientos de tus clientes antes de interaccionar con ellos: puedes procurar su consentimiento vía correo electrónico, cuando visiten alguno de tus establecimientos o través del sitio web de la compañía. Una vez se registren, puedes asignarles un número o código de cliente, con el que luego validarás su identidad al momento de intervenir con el cliente.

2. Ten disponible para tus clientes una guía de que tipo de información no deben divulgar en línea durante la interacción: esto reducirá dramáticamente la exposición legal de la empresa en caso de que se haga uso indebido de esa información.

3. Pon al día o actualiza tu política de recolección de datos y encárgate de difundirla regularmente en tus perfiles en las redes sociales-plataformas como Facebook hacen obligatorio el adoptar un política de privacidad de datos, si estas recolectando data de tus “fans.” El que tus “fans” o seguidores conozcan de las medidas que tomas para asegurarles su privacidad, ciertamente es reconfortante y por ende será más fácil confiar en tus iniciativas de atención al cliente en las redes sociales.

4. Estandariza el tipo de atención al cliente que vas a ofrecer – asuntos como seguimientos, citas para servicio, la determinación inicial para determinar referido, son ideales para este tipo de atención al cliente. Debes tratar de evitar el dejar a clientes desatendidos y de inmediato debes referir clientes descontentos para ser atendidos personalmente.

5. Monitorea constantemente y esta listo para remover información sensitiva que puedan haber publicado tus clientes-el utilizar las redes sociales para la atención del cliente puede ser costo efectivo sin embargo no puede ser automatizado. Debes dedicar empleados no tan solo para responderle a clientes sino que debes designar a un miembro del equipo que monitoree a su vez, el trabajo de tus empleados.

USO DEL TELÉFONO PARA EL SERVICIO AL CLIENTE

1. tener en cuenta que la voz expresa fortaleza, temor, debilidad, seguridad, conocimiento. además, debe ser atenta, agradable, clara y natural

2. el tono de voz es importante para crear el clima de la comunicación y refleja receptividad o rechazo

3. debes hacer uso  de la cortesía telefónica. Saludar, llamar al cliente por su nombre, escuchar con atención y dar la gracias.

4.evitar respuestas cortantes . el cliente puede pensar que su llamada es una interrupción

5.el teléfono no debe timbrar mas de tres veces

6. contestar con prontitud es un acto de cortesía

USO DE INTERNET PARA ATENCIÓN AL CLIENTE

1.Se recomienda No aceptar regalos en línea, podrían estar cargados de algún virus o material indeseable, que podrían extraer datos personales de tu computadora.

2.Igual que has aprendido a cuidarte en la calle cuídate en la Internet, utiliza tu intuición.

3.No hay que descargar programas que no se conocen, por el peligro de virus que incluso pueden espiar los datos de nuestra empresa o del ordenador.

4.No abrir paginas desconocidas o pornografías ya que muchas de estas páginas pueden contener virus y hacen que la pagina inicial de tu explorador se abra con dicha dirección web exponiendo imágenes inapropiada o información incomoda.

5.debemos utilizar explicita mente para la empresa porque al abrir otras paginas estamos interfiriendo en la velocidad y a la hora de atender a los clientes nos podemos demorar mas tiempo del deseado.

6.no debemos distraernos en Internet la prioridad es el cliente y como tal debemos atender sus inquietudes

USO DE LAS CRM EN LA EMPRESA

1.tener una relación muy cercana con el proveedor de la solución CRM

2. El prototipo implementado está diseñado para funcionar dentro de una intranet corporativa, para que el mismo funcione en Internet es necesario re diseñar los componentes del sistema y agregarle un componente de encriptación para cuidar de la integridad y seguridad de los datos de nuestros clientes.

3.  Es necesario promover la importancia del CRM y resaltar el hecho de que  es necesario esquematizar un proceso organizacional integral y no limitarse solamente a la adquisición o desarrollo de herramientas informáticas.

4. Busca un alto grado de compromiso por parte de los usuarios del sistema

5. Define los requerimientos y calidad de la información de forma precisa y a tiempo
6.Seguir un detallado proceso de implantación tomando el tiempo necesario para así cumplir con los requerimientos de nuestros clientes

RECOMENDACIONES PARA EL USO DEL COMPUTADOR

1. Tener el escritorio lleno de iconos torna más lento el funcionamiento de la computadora. Los que importan son los iconos de programas o archivos de uso más frecuente.

2. Apague la computadora cuando no la esté utilizando especialmente en su hora de descanso o cuando termine su jornada de trabajo.

3. Las memorias son para transportar información. No para trabajar sobre ellas. Lo preferible es que si va a copiar o grabar datos, una vez termine expulse y desconéctela.

4. Procure que la memoria no permanezca mucho tiempo conectada al PC, más que todo es una precaución.

5.los computadores en una empresa son estrictamente para guardar información de la empresa o de los clientes 

 6. se recomienda mantener al día el computador para que nuestros clientes no tengan que esperar a la hora de recibir una información

RECOMENDACIONES PARA EL USO DEL FAX

1.El Fax sirve para enviar mensajes gráficos a distancia. Lo primero que se necesita hacer es codificar la información. 

2. Para lograr una buena calidad de reproducción de los documentos que se transmiten deben ser legibles, no deben presentar enmendadura, borrones, tachones.

3. Podrá escoger entre recibir un fax de forma automática, manual o a través de un contestador.

para que el dispositivo todo en uno envíe o reciba un fax en color, el aparato desde el que se recibe también debe admitir los faxes en color.

4. En caso de presentar dificultad en el envío de fax debe informarse por el teléfono para corregir problemas.

5. Las líneas telefónicas no deben tener interferencia, debe tenerse el equipo encendido y con papel suficiente.

6.Se recomienda fotocopiar el fax cuando se utiliza papel térmico para conservarlos por más de 6 meses conservando su nitidez.

USO DEL CHAT PARA EL SERVICIO AL CLIENTE

1.Prepara a tu equipo de Atención al Cliente: Cada contacto con un usuario es una oportunidad de mejorar la imagen de nuestra compañía. Entrena y forma a tu equipo para que constantemente pueda ofrecer la mayor calidad de respuesta a los usuarios. Los clientes contentos hablarán más sobre nosotros y eso va a mejorar nuestras ventas.

2.Prepara una sección F.A.Q.: Rápidamente vas a poder señalar cuáles son las consultas más frecuentes, si las aclaras todas en una sección evitarás muchas llamadas o correos a tu departamento de Atención al Cliente, que así podrá dedicarse a casos más complejos.

3.Mima a los clientes enfadados: Los clientes enfadados deben ser tratados con una dosis extra de cuidado, no se trata solamente de dar respuesta a su queja, que también, sino de ofrecerles aún más de lo que esperaban. En los momentos difíciles es cuando más se valora la respuesta de una compañía. Si lo hacemos bien las recomendaciones se multiplicarán (cuidado, porque si lo hacemos mal, también).

4.Detalla claramente tu horario de atención al cliente: Pon todas las formas de contacto que tienes (teléfono, chat, e-mail) y los horarios y plazos en que atiendes, de forma que estén accesibles o visibles desde cualquier página de tu tienda.

5.Responde rápido a las consultas y las quejas que lleguen al departamento de Atención al Cliente: Es buena idea enviar un mensaje automático acusando recibo de su consulta y explicando los plazos de respuesta.

6.Agradece a los usuarios sus consultas y aprovecha para mandar una encuesta de satisfacción: así podrás saber cómo está funcionando el servicio, y si aprovechas y les premias con un cupón descuento por darte feedback, puedes estar generando nuevas ventas.